HFU 1.1 – účetnictví aneb co nového v účetnictví

V listopadu 1995 jsme poprvé psali o výborném programu HFU - účetnictví, který slouží pro vedení jednoduchého účetnictví na Amize. Od autora jsme obdrželi novou verzi HFU účetnictví. Podívejme se tedy na změny ve verzi 1.1.

Drobné změny?
Nejprve se zmíníme o požadavcích programu: stejně jako v předchozí verzi jsou minimální k provozování HFU - účetnictví 1.1 potřebujete počítač Amiga s operačním systémem alespoň 2.0 a nejméně 1 MB RAM; všechny ostatní náležitosti jsou již součástí dodávky.

Start
Při spouštění programu se nejprve objeví úvodní okno, v němž je možné nastavit aktuální datum a čas, popř. otevřít okno pro volbu zobrazovacího módu, typu obrazovky a způsobu tisku (určujete, zda se případné tisky budou posílat přímo do tiskárny, nebo se bude tisknout do souboru). Na počátku práce si uživatel volí, se kterým účetním souborem bude pracovat: zda se má načíst některý z uložených (nebo speciálně ten, se kterým se pracovalo naposledy), je možné založit nový soubor, nebo volbou „Žádný“ činnost programu ukončit. Až potud nic nového. Poté však program otevře hlavni ovládací okno, kde přibylo několik nových položek.

Co přibylo v hlavním okně
V záhlaví hlavního okna se vypisují základní údaje o firmě: jméno, IČO a DIČ; možná je to drobnost, ale nepochybně to usnadní orientaci těm, kteří vedou účetnictví několika firem zároveň.
Mezi knihami je novinkou kniha faktur a evidence pokladních dokladů, mezi evidencemi přibyl výkaz příjmů a výdajů a v pravém dolním rohu je nové tlačítko Převod. Všechny tyto možnosti budou dále podrobněji popsány.

Drobné změny
Než začnu popisovat všechny velké a důležité novinky, chtěla bych se zmínit o několika drobnostech, které však mnohdy zjednoduší a urychlí práci s programem.
Nejprve jedna užitečná novinka pro plátce DPH: v nové verzi účetnictví již není nutno před zápisem předem rozpočítávat zaznamenávané částky na základ daně a DPH, program provede rozpočítání celkové částky automaticky.
Jestliže chcete editovat některou ze stávajících položek v kterékoliv evidenci (například v peněžním deníku), nemusíte se k příslušné položce dostávat pomocí šipek v záznamovém okně, ale stačí (ovšem při záznamovém okně otevřeném) jednoduše kliknout na řádek, který chcete upravit.
Nová verze nabízí rovněž rozšířené možnosti editace položek jednotlivých evidencí:
- libovolný záznam lze zvolit, opravit chybně zadaná data a nařídit zaznamenání opravy pomocí tlačítka „O“;
- zvolený záznam lze smazat tlačítkem „S“;
- pomocí tlačítek „N“ a „D“ lze měnit pořadí záznamů: prohozením s předchozím resp. následujícím záznamem se zvolený záznam posunuje nahoru či dolů;
- v knize pohledávek a závazků lze rušit záznamy změnou příslušné částky na nulu; s takto upraveným záznamem se dále již nebude počítat a při tisku se neobjeví.

Změny velké a významné
Kniha faktur
První novinkou mezi knihami je kniha faktur; ta představuje souhrn všech vystavených faktur (vystavované faktury se sem zaznamenávají automaticky). U každé vydané faktury se eviduje její číslo, označení odběratele, datum vystavení a datum splatnosti, popis odebíraného zboží a celková fakturovaná částka.

Pokladní doklady
Kniha pokladních dokladů umožňuje evidenci přijatých úhrad zboží a pohledávek. Jednotlivé položky obsahují číslo dokladu, odběratele, datum vystavení, text dokladu a placenou částku. Kódem je přitom rozlišeno, zda jde o úhradu zboží či dříve vystavené faktury.

Tisk
Úplně přepracované jsou tisky z programu nyní se tiskne do předem připravených formulářů ve formátu ASCII, WordWorthu, FinalWriteru nebo BD Editoru. ASCII formuláře se tisknou přímo pomocí HFU. V případě použití formuláře v jiném formátu (BDE, WW, FW) lze prostřednictvím AREXXu přejít automaticky z HFU - účetnictví k tisku hotového (= vyplněného) formuláře do vámi zvoleného textového editoru ((máte-li jej spuštěný): do příslušného editoru bude načten již vyplněný formulář a otevře se tiskový requester.
Texty používané pro popis jednotlivých položek je nyní možné editovat. V nápovědě je podán návod na vytvoření vlastního formuláře pro kterýkoliv z tisků (faktura, stránka peněžního deníku, adresář...). Uživatel již tedy není vázán na podobu tiskopisů předdefinovanou v programu, ale může si je upravit dle svého vkusu a po třeba Všechny potřebné formuláře jsou standardně v ASCII formátu, ale není problém tyto soubory importovat do vašeho oblíbeného editoru a doplnit je různými rámečky či logem své firmy atd. Můžete také změnit umístění jednotlivých položek formuláře.
U tisku jsme však objevili i dva (snad drobné) problémy. Formuláře jsou uloženy v adresáři „Tiskopisy“ a mají předepsaná jména. Z toho vyplývá, že pro daný typ formuláře (například fakturu) můžete mít jen jedno provedení pro jeden zvolený textový editor. Druhý problém je jistá zmatenost ovládání tisku. Po startu HFU lze nastavit, zda se tiskne do souboru (pevně daného) či na tiskárnu. Tato volba ovšem ovlivňuje pouze tisk ASCII formulářů. V případě použití formulářů připravených v některém z textových editorů se tisk do souboru či na tiskárnu přes daný editor rozlišuje až při vlastním tisku (kromě toho vás program i při tisku do souboru žádá o připravení tiskárny k tisku :-;). Navíc tisk do souboru v případě ASCII formulářů se provádí do HFU:Tisk, zatímco v ostatních případech vznikají dokumenty pro archivaci se jmény „<typ formuláře>.<číslo>“ v adresáři s tiskopisy. Sjednocení a zpřehlednění těchto funkcí by jistě nebylo na škodu.

Výkaz o příjmech a výdajích
Součástí daňového přiznání by měl být také výkaz o příjmech a výdajích; je to vlastně jakási kompilace sloupců peněžního deníku, která sc sestavuje při uzavírání ročního účtování.
Kromě automaticky přejímaných stavů sloupců deníku se ve výkazu příjmů a vydání nacházejí položky „Uzávěrková úprava příjmů“ a „Uzávěrková úprava výdajů“; do těchto položek se zahrnují například odpisy hmotného a nehmotného investičního majetku, změny zisku z devizových účtu způsobené změnami kurzů valut, výdaje související s tvorbou rezerv a podobně.

Převod do nového účetního období
Po uzavření účetnictví pro daný kalendářní rok obvykle začínáme účetnictví pro nový rok. Do účetních knih následujícího období je přitom potřeba přenést některé výsledky předchozího účetního období. K tomu slouží funkce Převod: po její volbě je vytvořen účetní soubor pro tutéž firmu, do něhož je možné přenést dosud používané rozdělení sloupců peněžního deníku, neuhrazené pohledávky a závazky z předchozího období, konečný stav běžného účtu, pokladny a jmění, data o firmě a kompletní adresář obchodních partnerů (program se u jednotlivých údajů přeptává, zda se mají přenést).

Peněžní deník
Nejdůležitější knihou jednoduchého účetnictví je peněžní deník. Při zobrazení na obrazovce monitoru vidíme jen zestručněnou podobu deníku: u každého záznamu je uvedeno jeho pořadové číslo, číslo odpovídajícího účetního dokladu, datum a popis účetního případu, účtovaná částka a zkratka sloupce, do něhož by se výdaj účtoval (při tisku se samozřejmě tisknou skutečně rozlišené sloupce). Dále je označeno, zda daný účetní případ patří mezi příjmy či výdaje v pokladně na běžném účtu či mezi průběžnými položkami. Zde je nově zavedeno rozlišení příjmů a výdajů podle toho, zda se započítávají do základu daně z příjmů (pak jsou ve výpisu deníku na obrazovce označeny třemi křížky; částky nezahrnované do základu daně se značí pomocí jednoho křížku). Tento stručný výpis deníku stále ještě považuji za graficky nejslabší místo programu, který je jinak podle mého názoru velmi vkusně proveden. Je ovšem pravdou, že vymyslet rozumný způsob zobrazení peněžního deníku, který může mít třeba třicet sloupců, není asi vůbec jednoduché.

Už je klávesové ovládání!
Dočkali se i ti, kteří během práce nemají ve zvyku hýbat myší a chtějí mít všechno „pod konečky svých prstů“. Autor nám totiž v nové verzi zavedl klávesové ovládání, ve většině případů sc orientujeme pomocí podtržených písmen. Pouze tlačítka v hlavním okně nic o svém ovládání nevypovídají - v manuálu se však dočteme (a v praxi jsem ověřila), že je lze volit pomocí funkčních kláves a jejich kombinací s klávesami Alt a Shift. Zde bych ovšem velmi uvítala, kdyby se přehled tohoto ovládání dal vyvolat například klávesou Help, neboť velice nerada používám metodu pokus-omyl, když si chci vzpomenout, zda mám pro volbu třetího tlačítka ve druhé řadě použít klávesu F3 s Altem či se Shiftem nebo s oběma najednou...
Jinak je práce s programem a jeho ovládání maximálně jednoduché a nematoucí (například pro neplátce daně nejsou kolonky pro zadávání daní přístupné...). Výjimkou je již zmiňované ovládání tisku formulářů a některé requestery v některých jsou tlačítka uspořádána od kladné k záporné odpovědi, u jiných právě naopak, což může uživatele zbytečně mást.

Když si nevíte rady
Jedním z největších plusů programu HFU účetnictví je nepochybně perfektně zpracovaná nápověda, která podává podrobný popis všech možností programu, upozorňuje na novinky a vlastně vysvětluje i základy jednoduchého účetnictví. Tím umožňuje i uživatelům nepříliš zběhlým v účetnictvím rychlou a efektivní práci s programem. Používání s nápovědou v tomto případě doporučuji i uživatelům, kteří ji jinak považují za zbytečný soubor, zabírající jen místo na disku.
S programem se navíc dodává i několik demonstračních souborů, které nabízejí ukázku účtování plátce i neplátce daně z přidané hodnoty; zde je možné si například vyhledat vzorové vyplnění položky adresáře, faktury i dalších záznamů.

Utilitky
Spolu s účetnictvím dodává HF-soft také dvě pomůcky. První z nich je „HFU-třídění“. umožňuje setřídění položek peněžního deníku podle data; při zadávání jednotlivých záznamů se tedy nemusíme starat o dodržení chronologického pořadí.
Druhou pomůckou je „HFU-archivace“, umožňující archivaci účetního souboru, tedy pořízení zálohy vašich cenných dat pro případ poškození souboru či disku, a to bud jen okopírováním nebo zabalením pomocí některého z pakovacích programů (pokud jej máte). Naopak je samozřejmě možné v případě potřeby nainstalovat uložená data zpět na disk.

Co dál?
Stejně jako v případě předchozí verze musím konstatovat, že uživatel, který zakoupí HFU - účetnictví, dostane za své peníze velmi kvalitní program, který je neustále zdokonalován a vyvíjen. Pokud mám HFU srovnávat s několika programy pro vedení jednoduchého účetnictví na PC, které jsem v poslední době viděla, myslím, že jejich uživatelé mohou jen tiše závidět - nebo si koupit Amigu :-)
V krátké době bude dokončen program pro skladovou evidenci; recenzi jeho předběžné verze najdete rovněž v tomto čísle. Dále se chystá kniha jízd, a v případě zájmu uživatelů autor uvažuje o vytvoření balíku podvojného účetnictví.

Pozn.: články boli naskenované ako text a preto obsahujú aj zopár chýb. Taktiež neručíme za zdrojové kódy (Asm, C, Arexx, AmigaGuide, Html) a odkazy na web. Dúfame, že napriek tomu vám táto databáza dobre poslúži.

Žiadna časť nesmie byť reprodukovaná alebo inak šírená bez písomného povolenia vydavatela © ATLANTIDA Publishing